Thư thoả thuận giữa Dự án nâng cao hiệu quả hợp tác và học hỏi của các tổ chức phi chính phủ Việt Nam (ENABLE) và Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Thanh Hóa...
Căn cứ vào mục tiêu đề xuất hỗ trợ hoạt động chia sẻ thông tin, kinh nghiệm của các tổ chức khoa học công nghệ, các tổ chức trực tiếp triển khai các hoạt động phát triển dưới cộng đồng Sau quá trình thảo luận, dự án ENABLE thống nhất hỗ trợ Diễn đàn với sự điều phối của Liên Hiệp hội Thanh Hoá (TUSTA) cụ thể như sau
Mục tiêu hoạt động của Diễn đàn
Diễn đàn là nơi nâng cao năng lực của các thành viên thuộc Liên hiệp hội Thanh Hoá và các hội thành viên thông qua các hoạt động chia sẻ kinh nghiệm, cùng định hướng giải quyết những vấn đề xã hội thuộc các lĩnh vực hoạt động của các tổ chức thành viên, đồng thời cũng là nơi đề xuất các ý tưởng để xây dựng các dự án phát triển cộng đồng…
Diễn đàn có vai trò là kênh trao đổi thông tin đến cộng đồng không chỉ dừng lại việc chia sẻ học thuật giữa các nhà khoa học. Diễn đàn hoạt động theo nhu cầu cũng như tinh thần tình nguyện của các tổ chức thành viên.
Cơ chế hoạt động của Diễn đàn
Để đảm bảo hoạt động của diễn đàn có hiệu quả, dự kiến cơ chế thực hiện như sau:
2.1 Thu thập ý kiến: Cơ quan Thường trực Liên hiệp hội, các hội thành viên/các đơn vị trực thuộc thu thập các ý tưởng (chuyên đề) cần tổ chức của tổ chức mình để báo cáo Ban Thường vụ Liên hiệp hội phê duyệt theo mẫu đề xuất hoạt động chung cho diễn đàn. Chủ đề thảo luận của Diễn đàn sẽ được thông báo sớm (ít nhất 15 ngày) tới các thanh viên để đảm bảo sự tham gia của các thanh viên đối với mỗi hoạt động.
Mỗi tổ chức hoặc cá nhân có thể tập hợp 1 hay nhiều ý tưởng khác nhau theo các tiêu chí của Diễn đàn. Trước khi báo cáo Ban Thường vụ Liên hiệp hội phê duyệt cần lấy ý kiến các bên quan tâm, đảm bảo sự tham gia của Ban Thường trực Hội cho hoạt động này.
2.2 Kênh chia sẻ thông tin: Thông tin của Diễn đàn sẽ được chia sẻ qua bảnt in nội bộ của TUSTA và qua việc trao đổi thông tin thường nhật của TUSTA với các tổ chức khac (bằng e-mail hoặc điện thoại)
2.3 Điều phối hoạt động của Diễn đàn: Cơ quan Thường trực Liên hiệp hội là tổ chức điều phối Diễn đàn, chịu trách nhiệm phê duyệt nội dung chuyên đề, có lãnh đạo phụ trách Diễn đàn, cử 1 cán bộ văn phòng đảm nhận việc điều phối thông tin trong khuôn khổ diễn đàn giữa các tổ chức đề xuất và Enable.
Ban Thường trực Liên hiệp hội thống nhất với Ban lãnh đạo Dự án Enable và tổ chức đề xuất về kinh phí hỗ trợ, thời gian, địa điểm, cách thức tổ chức Diễn đàn.
2.4 Mẫu đề xuất đối với Diễn đàn:
Mẫu đề xuất cần có các nội dung chính sau:
Ø Giới thiệu về cơ quan/tổ chức gửi đề xuất (không quá 15 dòng):
Ø Người đại diện cho tổ chức (người được giới thiệu để liên hệ trong quá trình tổ chức thực hiện nội dung của đề xuất):
Ø Nội dung đề xuất (bắt đầu nội dung chính của đề xuất):
Tên của đề xuất
Bối cảnh & Mục tiêu của đề xuất (tính cần thiết của vấn đề được đề cập trong đề xuất? vấn đề nếu được thực hiện thì sẽ đóng góp cho mục tiêu gì?)
Kết quả dự kiến & cách thức thực hiện (kết quả cụ thể sẽ đạt được thông qua việc tổ chức chia sẻ là gì? việc chia sẻ sẽ được thực hiện như thế nào?)
Cần sự hỗ trợ gì và như thế nào (để thực hiện được việc chia sẻ này thì tổ chức cần sự hỗ trợ gì từ TUSTA và bên ngoài?)
3. Ngân sách hoạt động
3.1. ENABLE hỗ trợ kinh phí cho diễn đàn theo từng hoạt động.
TUSTA chịu trách nhiệm trong việc huy động sự tham gia của các thành viên diễn đàn để cùng gây quỹ, huy động các nguồn lực bên trong, bên ngoài để thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Trong giai đoạn đầu vận hành diễn đàn, dự án ENABLE cam kết hỗ trợ một phần tài chính, tập trung thông qua cơ quan đầu mối là TUSTA.
3.2. Kế hoạch hỗ trợ của dự án ENABLE:
Theo kết quả thảo luận từ các buổi làm việc trong tháng 8/2008, ENABLE sẽ hỗ trợ các hoạt động chia sẻ thuộc khuôn khổ diễn đàn của TUSTA với lộ trình có giảm dần như sau.
Giai đoạn I:
· Thời gian: 10-11/2008;
· Hỗ trợ tài chính: 100% các chi phí cần thiết để tổ chức các buổi chia sẻ, ví dụ như
o Một báo cáo tổng hợp/đề dẫn: 300.000vnđ
o Tối đa 3 báo cáo của các bên liên quan: 100.000 vnđ
o Hội trường, giải khát
o Văn phòng phẩm, phô tô tài liệu
o Giấy mời
o Người phục vụ: tối đa 3 người x 3 ngày
o Ăn trưa nếu hoạt động diễn ra trong một ngày làm việc
o Đại biểu huyện/ xã lên: hỗ trợ đi lại
Giai đoạn II:
· Thời gian: 1-3/2009;
· Hỗ trợ tài chính: 100% các chi phí cần thiết để tổ chức các buổi chia sẻ (như đã nêu ở trên)
Giai đoạn III:
· Thời gian: 3-9/2009;
· Hỗ trợ tài chính: chia thành các giai đoạn sau và có giảm dần chi phí (như đã nêu ở trên), cụ thể là:
o 3-5/2009: 100% tổng chi phí cần thiết;
o 5-7/2009: chỉ còn 70% tổng kinh phí;
o 7-9/2009: chỉ còn 50% tổng kinh phí;
Sau thời gian hỗ trợ trên, cơ quan đầu mối là TUSTA và tổ chức đề xuất Diễn đàn sẽ chủ động kinh phí cho hoạt động của diễn đàn.
3.3. Trách nhiệm cụ thể của dự án ENABLE và LHH Thanh Hoá trong giai đoạn hỗ trợ:
Trách nhiệm của TUSTA
- Điều phối và chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch hoạt động trong khuôn khổ hoạt động của Diễn đàn;
- Phối hợp giữa các bên liên quan trong quá trình triển khai thực hiện và cung cấp cho ENABLE những thông tin hỗ trợ cần thiết;
- Chỉ định một cán bộ (cụ thể) đảm nhận vai trò điều phối của diễn đàn;
- Hỗ trợ hoàn thiện ý tưởng cũng như cung cấp các hỗ trợ kỹ thuật (nếu cần) cho các tổ chức có ý tưởng để xây dựng chương trình, thực hiện chương trình chia sẻ;
- Phối hợp và cùng với các bên có liên quan tham gia đánh giá giám sát khách quan các hoạt động từ lúc hình thành ý tưởng, chia sẻ ý tưởng và các hoạt động tiếp theo sau khi chia sẻ;
- Đảm bảo rằng ngân sách của hỗ trợ từ ENABLE được sử dụng và quản lý một cách có hiệu quả, công khai, minh bạch và theo đúng kế hoạch, định mức và mục đích đã được đặt ra ban đầu;
- Tuân thủ các chính sách và thủ tục tài chính theo quy định của dự án (đính kèm).
- Thực hiện quyết toán ngay sau khi mỗi hoạt động chia sẻ kết thúc, không quá 3 ngày (không tính ngày nghỉ) sau khi hoạt động chia sẻ kết thúc;
- Phối hợp chặt chẽ với ENABLE trong quá trình thực hiện, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ và kiểm toán của ENABLE;
Trách nhiệm của ENABLE
- ENABLE sẽ phối hợp chặt chẽ với TUSTA trong việc xây dựng các cơ chế (đề cập ở trên) đi vào hoạt động hoàn thiện
- ENABLE đồng ý hỗ trợ ngân sách theo như đã đề cập đến ở trên dựa trên các định mức chi phí đã được dự án ENABLE hướng dẫn;
- ENABLE sẽ hỗ trợ TUSTA giải ngân và quyết toán các khoản kinh phí phục vụ cho các chương trình chia sẻ thuộc khuôn khổ diễn đàn;
- ENABLE sẽ cung cấp các hỗ trợ hướng dẫn cần thiết về kỹ thuật và quản lý tài chính trong quá trình tổ chức thực hiện ngay cả khi việc hỗ trợ tài chính kết thúc vào cuối tháng 9/2009.